ePo utworzeniu i zatwierdzeniu formularza ofertowego, kolejnym krokiem jest wybór dostawców, których zespół zakupowy chce zaprosić do składania ofert.
Po przejściu do zakładki 'Dostawcy' i naciśnięciu przycisku 'Dodaj', pojawiają się następujące opcje:
- Dostawca lokalny - do wyboru mamy dostawców, którzy zostali już wcześniej dodani w module 'Dostawcy'
- Dostawca własny - daje możliwość dodania danych dostawcy, który nie znajduje się w naszej bazie dostawców lokalnych
- Dostawca z Bazy Nextbuy - daje możliwość wyboru dostawcy z globalnej bazy dostawców firmy Nextbuy
- Dostawca własny (import XLS) - po pobraniu szablonu, daje możliwość importu dostawców z pliku EXCEL.
OPCJA - Wybór dostawcy lokalnego
Scenariusz 1 - Oferta składana w kontekście danej firmy - jedna oferta
Po wybraniu opcji 'Dostawca lokalny' na ekranie pojawia się popup z listą firm, które zostały wcześniej dodane do naszej bazy.
Zaznaczenie checkbox'a przy danej firmie oznacza dodanie jej do listy zaproszonych dostawców.
Oznacza to, że dostawca będzie mógł w obrębie swojej organizacji złożyć ofertę, która będzie widziana jako oferta firmy dostawcy.
Scenariusz 2 - Oferty indywidualnych osób w kontekście danej firmy - wiele ofert z jednej firmy
Po wybraniu opcji 'Dostawca lokalny' na ekranie pojawia się popup z listą firm, które zostały wcześniej dodane do naszej bazy.
Po kliknięciu w wiersz dostawcy (nie na nazwę) otwiera się dodatkowe menu z opcją 'Oferta per użytkownik'
Zaznaczając opcję 'Oferta per użytkownik' oraz zaznaczając odpowiednie adresy email, zapraszamy indywidualnie każdą z osób do złożenia osobnej oferty w kontekście danej firmy.
Efektem końcowym dla zespołu zakupowego, będzie otrzymanie różnych ofert od pracowników danego dostawcy.
Opcja jest ta przydatna, jeśli różne oddziały danego dostawcy mogą ze sobą konkurować w kontekście oferty na swoje usługi.
Opcja - Dostawca własny
Po wybraniu opcji 'Dostawca własny' zostaje dodany nowy wpis w tabeli dostawców, gdzie kupiec ręcznie uzupełnia takie dane jak:
- Nazwa dostawcy
- Osoba kontaktowa
Po uzupełnieniu danych dodany dostawca może zostać zaproszony do udziału w zapytaniu ofertowym.
Opcja - Dostawca z bazy Nextbuy
Po wybraniu tej opcji pojawia się popup z listą firm, które znajdują się w bazie danych dostawców publicznych. Po kliknięciu w przycisk 'Filtry' członek zespołu zakupowego może zawęzić obszar poszukiwań do :
- dostawców posiadających stronę internetową
- dostawców posiadających adres email
- dostawców posiadających numer telefonu
- dostawców znajdujących się w danym kraju
- konkretnym mieście
- formie działalności
- klasyfikacji branżowej (dla Polski jest to kod PKD)
- posiadanym certyfikacie
Analogicznie jak wyglądało to w przypadku wyboru dostawców lokalnych, zaznaczenie checkbox'a przy nazwie danego dostawcy i naciśnięciu przycisku 'Dodaj', przenosi daną firmę do listy dostawców zaproszonych do zapytania ofertowego.
Opcja - Dostawca własny (import XLS)
Przy wyborze tej opcji, członek zespołu zakupowego zobaczy okno, które będzie dawało możliwość:
- pobrania szablonu – do uzupełniania danymi dostawców
- miejsca, w którym należy dodać plik z uzupełnionymi danymi
Szablon, który należy uzupełnić posiada pola, tj:
- Nazwa dostawcy - wymagane
- Email - wymagane
- Osoba kontaktowa - opcjonalne
- WWW - opcjonalne
- Telefon - opcjonalne
Po poprawnym uzupełnieniu szablonu oraz przesłaniu go na platformę, dostawcy zostaną automatycznie dodani do listy zaproszonych dostawców.
Wysyłka zaproszenia do dostawców
Po utworzeniu listy dostawców, do których chcemy wysłać zaproszenie, należy przy ich nazwach zaznaczyć checkbox, co automatycznie podświetli przycisk 'Wyślij do dostawców'.
Po naciśnięciu przycisku pojawi się nowe okno z treścią zaproszenia, które zespół zakupowy może dowolnie prze edytować w razie takiej potrzeby.
Po wciśnięciu przycisku 
zaproszenia zostaną automatycznie rozesłane do każdego dostawców z listy.
Dla zespołu zakupowego informacja o przesłaniu zaproszenia od tego momentu widoczna jest na zakładce dostawcy w kolumnie 'Data wysłania'
