...
- Przyczyny źródłowe - a w niej:
+ Udział procentowy - jeśli źródeł problemu jest więcej, należy je wykazać oraz proporcjonalnie przydzielić udział procentowy. Ważne! Suma punktów procentowych musi być równa 100% - inaczej system nie pozwoli na przesłanie kroku D4 do akceptacji.
+ Opis problemu - Tutaj opisowo dostawca musi wykazać, co jest, bądź nie jest przyczyną problemu
+ Przyczyny reklamacji - możliwe do wyboru 'Zewnętrzne / Wewnętrzne'
+ Lokalizacja - jeśli jest możliwość wskazania miejsca powstania źródła problemu, należy uzupełnić to pole. - Decyzja dostawcy - odrzucenie reklamacji - w tym miejscu dostawca musi zdecydować, czy:
+ TAK - uznaje reklamację i bierze winę na siebie. Udzielenia takiej odpowiedzi będzie skutkowało przejściem do kolejnych kroków procesu reklamacji, tj D5-D8.
+ NIE - dostawca uznaję, że nie jest on źródłem problemu zgłoszonego w reklamacji., Taka odpowiedź - po akceptacji kupca /QA - będzie skutkować, zakończeniem procesu reklamacji oraz automatycznym jej zamknięciu na kroku D8. - Pytania - w tym miejscu, jeśli zgłoszona reklamacja dotyczy poniższych pytań, dostawca proszony jest o udzielenie odpowiedzi na:
+ Co w procesie spowodowało wadliwy materiał?
+ Co w procesie umożliwiło wysyłkę wadliwego materiału?
Oba pola są opcjonalne do wypełnienia przez dostawcę. - Przyczyny źródłowe - załączniki - tutaj dostawca proszony jest o załączenie dokumentacji, zdjęć lub innych dokumentów potwierdzających poprawność diagnozy źródła problemu.
Dodanie załączników jest opcjonalne, aby wysłać krok do akceptacji.
Po uzupełnieniu wymienionych wyżej sekcji, dostawca powinien przesłać krok D4 do akceptacji Kupca/QA., Same potencjalne scenariusze procesu akceptacji wyglądać będą analogicznie jak na krokach D1-D3, tj: po decyzji Kupca/AA, krok D4 będzie posiadał status:
- D4 zaakceptowany - dostawca przechodzi do uzupełnienia kroków D5-D6
- D4 odrzucony - dostawca powinien zapoznać się z uwagami i nanieść je na wskazane miejsca w formularzu D4. Po dokonaniu poprawek, proces akceptacji powtarza się.