Ogólne założenia
Założenia ogólne procesu 8D sprowadzają proces reklamacji do uzupełniania danych informacji na kolejnych krokach, przez wybrane osoby oraz do dedykowanych procesów akceptacji, tj:
...
W specyficznych przypadkach, powyższe czasy realizacji mogą zostać ręcznie skorygowane przez Kupca/QA.
Proces reklamacji - krok po kroku
POWIADOMIENIE EMAIL ORAZ LOGOWANIE SIĘ NA PLATFORMĘ
Dostawca po otrzymaniu powiadomienia email, o utworzeniu nowej reklamacji, klikając w link przenosi się na ekran logowania do platformy Nextbuy.
...
- D1 - nowa reklamacja. Kroki od D1 do D3 czekają na uzupełnienie przez dostawcę.
Kolor statusu ma też znaczenie, tj.:
+ pomarańczowy - data uzupełnienia kroków D1-D3 nie została przekroczona.
+ czerwony - data uzupełnienia kroków została przekroczona
+ zielony - kroki zostały zaakceptowane przez odbiorcę
NAGŁÓWEK REKLAMACJI
Po kliknięciu w nazwę reklamacji, dostawca zostaje przeniesiony na widok szczegółów zgłoszenia. Widok nagłówka został podzielony na 5 sekcji, tj:
...
Informacje dostępne na nagłówku reklamacji nie są edytowalne dla dostawcy - pełnią tylko rolę informacyjną. Aby rozpocząć proces reklamacji dostawca musi przejść na zakładkę D1.
KROKI D1-D3 - Rozpoczęcie procesu reklamacji
Po przejściu na zakładkę D1, dostawca jest proszony o uzupełnienie informacji odnośnie członków zespołu, który będzie brał udział z jego strony w procesie reklamacyjnym.
...
Teraz proces czeka na akceptację Kupca/QA. Jeśli osoba odpowiedzialna za reklamację, zapozna się z treścią kroków D1-D3 i zaakceptuje je, system powiadomi dostawcę o podjętej decyzji drogą mailową. Status reklamacji zostanie zmieniony na 
,, a dostawca może przejść do uzupełniania kroków D4-D5.
Jeśli Kupiec/QA zdecyduje odrzucić kroki D1-D3 i poprosić dostawcę o wprowadzenie zmian, system prześle takie powiadomienie do dostawcy na maila. Status reklamacji zostanie zmieniony na 
.
Komentarz do podjętej decyzji wraz z możliwymi załącznikami jest teraz dostępny dla Dostawcy po naciśnięciu przycisku 
Oraz przejściu do zakładki - Historia i naciśnięciu ikony 'spinacza'.
Okno powyżej zawiera komentarz do decyzji Kupca/QA oraz przedstawia listę załączników dodanych do decyzji.
Dostawca po zapoznaniu się z treścią powinien nanieść poprawki wskazane przez Kupca oraz ponownie wysłać kroki D1-D3 do ponownej akceptacji - przez naciśnięcie przycisku 
.
Krok D4 - Przyczyny źródłowe
Na tym kroku dostawca proszony jest o wykazanie źródła problemu, który przyczynił się do powstania reklamacji. Sam widok zawiera sekcje:
...
- D4 zaakceptowany - dostawca przechodzi do uzupełnienia kroków D5-D6
- D4 odrzucony - dostawca powinien zapoznać się z uwagami i nanieść je na wskazane miejsca w formularzu D4. Po dokonaniu poprawek, proces akceptacji powtarza się.
Krok D5-D6 - Stałe działania naprawcze oraz ich weryfikacja
W kroku 5D dostawca proszony jest o przedstawienie planowanych działań korygujących. Celem tych działań jest uzyskanie w krótkim terminie zapewnienia, że proces lub wyrób jest kontrolowany. Dostawca wybiera optymalne (trwałe) działania naprawcze i wykazuje je na podstawie testów i prób, że rozwiązują one problem z punktu widzenia klienta.
...
- D6 zaakceptowany - dostawca przechodzi do uzupełnienia kroku D7
- D6 odrzucony - dostawca powinien zapoznać się z uwagami i nanieść je na wskazane miejsca w formularzu D5-D6. Po dokonaniu poprawek, proces akceptacji powtarza się.
Krok D7 - Działania zapobiegawcze
Krok 7D – to zabezpieczenie przed ponownym wystąpieniem problemu (działania prewencyjne). Etap ten określany jest także jako: ustalenie i wprowadzenie akcji systemowych w celu zapobieżenia ponownego wystąpienia tego samego problemu.
Dostawca proszony jest o uzupełnienie danych takich jak:
- Pozycja (zaktualizowana / zweryfikowana / wykonana) - w zależności od wprowadzonych działań zapobiegawczych, dostępne do wyboru przez dostawcę są następujące elementy:
+ Rysunek
+ Specyfikacja
+ Lista kluczowych cech
+ D-FMEA / P-FMEA
+ Plan kontroli
+ Stand. instrukcja pracy
+ Pomoce wizualne, próbki
+ Szkolenie zakończone
+ Sprawdzone i zweryfikowane błędy
+ Przyrządy i procedury testowe
+ Konserwacja zapobiegawcza
+ Dodano do planu audytu
+ Prośba o zmianę produktu/procesu
+ Zdobyta wiedza - Opis - Szczegółowy opis wprowadzonego działania
- Data realizacji - data wprowadzenia działania w życie
- Przypisany pracownik - osoba odpowiedzialna za wprowadzenia działania.
Aby przesłać krok D7 do akceptacji Kupca/QA należy podać przynajmniej jedną akcję zapobiegawczą wprowadzoną w życie.
Potencjalne scenariusze procesu akceptacji wyglądać będą analogicznie jak na krokach poprzednich, tj: po decyzji Kupca/AA, krok D5-D6 będzie posiadał status:
- D7 zaakceptowany - dostawca teraz czeka na podsumowanie reklamacji, które przygotowuje Kupiec/QA. Po tym jak zostanie zakończone, dostawca zostanie poproszony o akceptację tego podsumowania.
- D7 odrzucony - dostawca powinien zapoznać się z uwagami i nanieść je na wskazane miejsca w formularzu D7. Po dokonaniu poprawek, proces akceptacji powtarza się.
Krok D8 - Podsumowanie / wysiłki zespołu:
Ostatni krok – 8D - to ocena akcji wprowadzonej w 7D i finalne zamknięcie działań, rozwiązanie grupy. Dodatkowo krok jest też podsumowaniem obejmującym: udokumentowanie w postaci raportu 8D wyników pracy zespołu oraz uhonorowanie wysiłków zespołu. Przyznawana jest też ocena w punktacji PPM. Ostatni krok uzupełniany jest przez Kupca/QA.
W momencie ukończenia podsumowania do dostawcy zostaje wysłane powiadomienie email o oczekującej ocenie.
Dostawca po zalogowaniu się do systemu powinien przejść na krok 8D, gdzie zostanie wyświetlony formularz oceny wraz możliwymi potencjalnymi kosztami reklamacji. Po zapoznaniu się z oceną, dostawca proszony jest o akceptację bądź odrzucenie podsumowania.
W zależności od decyzji dostawcy, naciśnięcie przycisku:
- Zatwierdź - zakończony proces reklamacji. Dostawca potwierdza wprowadzone działania na krokach D5-D7 oraz ponosi koszty związane z reklamacją (jeśli zostały wykazane).
- Odrzuć - jeśli dostawca ma jakieś uwagi co do samego podsumowania, bądź ewentualnych kosztów, wypisuje je w dedykowanym oknie popup, a reklamacja wraca do Kupca/QA do weryfikacji. Po zweryfikowaniu sugestii dostawcy, Kupiec/QA przesyła krok D* do ponownej akceptacji do dostawcy.
Potencjalne scenariusze procesu akceptacji wyglądać będą analogicznie jak na krokach poprzednich, tj: po decyzji Dostawcy krok D8 będzie posiadał status:
- D8 zaakceptowany - dostawca zaakceptował podsumowanie procesu reklamacji.
- D8 odrzucony - dostawca odrzucił podsumowanie procesu reklamacji.
Finalnie, jeśli wszystkie kroki przeszły akceptację oraz kolejne kroki zostały wykonane we wskazanych wcześniej deadline'ach, status reklamacji zostaje zmieniony na 'Zakończona', co kończy opisywany proces reklamacji.
Zarówno dostawca jak i Kupiec/QA może pobrać pełny raport 8D w formie PDF, wydrukować i przekazać go do działu dokumentacji.
| HideElements | ||||
|---|---|---|---|---|
|