W systemie Nextbuy2.0 postępowaniem nazywamy proces sourcingowy w obrębie którego tworzone są kolejne rundy, które mogą być:
- Zapytaniami ofertowymi
- Aukcjami
Utworzenie samego postępowania ma na celu stworzenia "kartoteki", w której system będzie przetrzymywał informacje o kolejnych rundach czy powiązanych dokumentach w systemie.
Jej głównym zadaniem jest zdefiniowanie:
- zespołu zakupowego oraz wyznaczenie kompetencji poszczególnych jego członków
- waluty - w obrębie której będzie prowadzony proces zakupowy
Sam formularz postępowania pozwala zdefiniować takie informacje jak:
SEKCJA - OGÓLNE INFORMACJE
| Nazwa pola | Opis | Wymagane |
|---|---|---|
| Nazwa | Nazwa postępowania na użytek wewnętrzny zespołu zakupowego | TAK |
| Opis | Skrócony opis celu prowadzonego postępowania widoczny tylko dla zespołu zakupowego | NIE |
| Komentarz | Dodatkowe pole pozwalające zapisać informacje związane z postępowaniem | NIE |
| Struktura geograficzna | Daje możliwość wskazania struktury geograficznej w obrębie której prowadzone jest postępowanie | W zależności od konfiguracji klienta |
| Struktura prawna | Daje możliwość wskazania struktury prawnej w obrębie której prowadzone jest postępowanie | W zależności od konfiguracji klienta |
| Projekty | Daje możliwość wskazania projektu, jeśli dane postępowanie należy do jego zakresu | W zależności od konfiguracji klienta |
| Historia rund dla akceptujących | Włączenie tej opcji będzie skutkowało utworzeniem pełnej historii kolejnych rund, widocznej w procesach akceptacji dla zespołu zakupowego | NIE |
| Testowe postępowanie | Jeśli istnieje potrzeba symulacji całego procesu postępowania bez wysyłki powiadomień systemowych do dostawców jak i członków zespołu zakupowego, należy przełączyć w/w flagę w pozycję:
| NIE |
SEKCJA - ZESPÓŁ ZAKUPOWY
Sekcja ta pozwala użytkownikowi tworzącemu postępowanie, zdefiniować członków zespołu zakupowego biorących również udział w postępowaniu oraz jego kolejnych rundach.
Dodanie nowego członka zespołu następuje po naciśnięciu przycisku 
.
Następnie należy wybrać odpowiedniego użytkownika z listy rozwijanej w kolumnie użytkownik oraz nadać mu odpowiednie atrybuty.
| Nazwa pola | Opis | Wymagane |
|---|---|---|
| Użytkownik | Członek zespołu zakupowego w obrębie danego postępowania. Jeśli użytkownik nie jest widoczny na liście, należy nadać mu odpowiednie autoryzacje w systemie do modułu 'Postępowania'. | TAK |
| Widzi ceny | NIE | |
| Prawo do edycji |
| NIE |
| Otrzymuje powiadomienia |
| NIE |
| Osoba odpowiedzialna |
Po zmianie osoby odpowiedzialnej w/w prawa można odbierać byłej osobie odpowiedzialnej | TAK |
WAŻNE:
Lista osób wchodzących w skład zespołu zakupowego zdefiniowanego na poziomie postępowania, automatycznie wpływa na dostęp tych osób do istniejących oraz nowych rund w jego obrębie.
Innymi słowy, dodanie/usunięcie członka zespołu zakupowego w trakcie trwania postępowania bezpośrednio ma wpływ na jego dostęp do wszystkich rund postępowania (zakończonych i trwających).