Zapotrzebowanie można utworzyć na dwa sposoby:
a) na głównej stronie za pomocą widgetu utwórz należy kliknąć przycisk nowe zapotrzebowanie;
b) w pozycji menu zakupy w zakładce lista zapotrzebowań należy kliknąć w prawym górnym rogu przycisk nowe zapotrzebowanie.
Niezależnie od sposobu tworzenia zapotrzebowania otworzy się okienko, w którym należy nadać nazwę zapotrzebowania, szacunkową wartość oraz rodzaj zakupu. Następnie należy kliknąć klawisz zapisz.
Po kliknięciu w przycisk zapisz rozwiną się dodatkowe pola do uzupełnienia. Należy wybrać kategorię zakupową, jednostkę organizacyjną oraz potencjalnych dostawców, a także uzupełnić pozostałe pola zgodnie z własnym wyborem bądź opisem szablonu.
Tworząc nowe zapotrzebowanie, użytkownik może wskazać jednostkę organizacyjną i kategorię dla każdej linii w zapotrzebowaniu. W pierwszej kolejności konieczne jest wskazanie tych parametrów dla zapotrzebowania następnie system na podstawie tych ustawień pozwala wybrać właściwą wartość przy każdej linii zapotrzebowania. Po dodaniu produktu należy kliknąć przycisk zapisz, aby móc rozpocząć alokację.
Kategoria zakupowa będzie możliwa do zmiany bezpośrednio w wierszu zapotrzebowania. W nowy oknie zostanie wyświetlony nowy formularz „Alokacja kosztów”, w którym użytkownik będzie mógł wprowadzić zmiany w obszarze informacji o produkcie jak i wskazać właściwą jednostkę organizacyjną oraz jeżeli tego będzie wymagała sytuację dokonać alokacji kosztów na wiele jednostek organizacyjnych. Wartość domyślna będzie dotyczyła alokacji dla jednej jednostki organizacyjnej.. Zmiany będą zapisywane po kliknięciu przycisku zapisz.
Alokacji kosztów można dokonać poprzez opcje podział (ilość), podział (%), Wartość lub Podziel proporcjonalnie.
Opcja podziel proporcjonalnie pozwala na równą alokację kosztów pomiędzy wskazanymi jednostkami organizacyjnymi.
Po uzupełnieniu pól należy zapisać stan zapotrzebowania, po raz kolejny klikając w przycisk zapisz. Zapotrzebowanie można zamknąć. Pojawi się ono jako pierwsze na liście zapotrzebowań ze statusem w przygotowaniu. Aby je edytować należy kliknąć w ikonkę ołówka, natomiast żeby je skasować należy kliknąć w ikonkę krzyżyka. Aby wysłać zapotrzebowanie do akceptacji należy kliknąć przycisk wyślij.
Po wysłaniu zapotrzebowania do akceptacji, nie można go już edytować. Oba przyciski zapisz/wyślij stają się nieaktywne.
Klikając na zakładkę akceptacja można zobaczyć stan akceptacji zapotrzebowania.
W przypadku pojawienia się komunikatu nie znaleziono osoby akceptujacej na poziomie lub chęci dodania dodatkowej akceptacji należy dodać użytkownika akceptujacego klikając w przycisk nowy zatwierdzający.
Następnie należy wybrać poziom akceptacji.
Zaznaczyć checkboxem dodatkowego akceptującego i kliknąć w przycisk wybierz
W momencie gdy zapotrzebowanie przechodzi proces akceptacji posiada status w trakcie zatwierdzania.
Po zakończeniu procesu akceptacji wysłane zapotrzebowanie może mieć status zaakceptowane lub odrzucony.
W przypadku konieczności utworzenia podobnego zapotrzebowania istnieje możliwość utworzenia kopii danego zapotrzebowania zaznaczając je na liście zapotrzebowań i klikając w przycisk utwórz kopię.
Zobacz również: