Zobacz źródło

DEFINICJA

W systemie Nextbuy2.0 postępowaniem nazywamy proces sourcingowy w obrębie którego tworzone są kolejne rundy, które mogą być:

Zapytaniami ofertowymi
Aukcjami

Utworzenie samego postępowania ma na celu stworzenia "kartoteki", w której system będzie przetrzymywał informacje o kolejnych rundach czy powiązanych dokumentach w systemie.

Jej głównym zadaniem jest zdefiniowanie:

zespołu zakupowego oraz wyznaczenie kompetencji poszczególnych jego członków
waluty - w obrębie której będzie prowadzony proces zakupowy

TWORZENIE NOWEGO POSTĘPOWANIA

SCENARIUSZ 1 - Widok 'Lista postępowań'

Krok 1 - Wybierz z lewego menu opcję 'Postępowania'

Krok 2 - W prawym górnym rogu listy postępowań, naciśnij przycisk 'Utwórz'

SCENARIUSZ 2 - Dokument 'Zapotrzebowanie'

NextBuy 2.0 Baza wiedzy > 1.Tworzenie nowego postępowania > image2024-4-16_21-2-39.png

Krok 1 - Wejdź w szczegóły zaakceptowanego zapotrzebowania

Krok 2 - W prawym górnym naciśnij przycisk 'Utwórz' → następnie z listy wybierz Utwórz zapytanie' lub 'Utwórz aukcję'

Formularz 'Dodawanie postępowania wielorundowego'

NextBuy 2.0 Baza wiedzy > 1.Tworzenie nowego postępowania > image2024-4-16_16-14-51.png

Sam formularz postępowania pozwala zdefiniować takie informacje jak:

SEKCJA - OGÓLNE INFORMACJE

Nazwa pola	Opis	Wymagane
Nazwa	Nazwa postępowania na użytek wewnętrzny zespołu zakupowego	TAK
Opis	Skrócony opis celu prowadzonego postępowania widoczny tylko dla zespołu zakupowego	NIE
Komentarz	Dodatkowe pole pozwalające zapisać informacje związane z postępowaniem	NIE
Struktura geograficzna	Daje możliwość wskazania struktury geograficznej w obrębie której prowadzone jest postępowanie	W zależności od konfiguracji klienta
Struktura prawna	Daje możliwość wskazania struktury prawnej w obrębie której prowadzone jest postępowanie	W zależności od konfiguracji klienta
Projekty	Daje możliwość wskazania projektu, jeśli dane postępowanie należy do jego zakresu	W zależności od konfiguracji klienta
Historia rund dla akceptujących	Włączenie tej opcji będzie skutkowało utworzeniem pełnej historii kolejnych rund, widocznej w procesach akceptacji dla wyznaczonych użytkowników (wyznaczonych do procesów akceptacji)	NIE
Testowe postępowanie	Jeśli istnieje potrzeba symulacji całego procesu postępowania bez wysyłki powiadomień systemowych do dostawców jak i członków zespołu zakupowego, należy przełączyć w/w flagę w pozycję: włączony	NIE

SEKCJA - ZESPÓŁ ZAKUPOWY

Sekcja ta pozwala użytkownikowi tworzącemu postępowanie, zdefiniować członków zespołu zakupowego biorących również udział w postępowaniu oraz jego kolejnych rundach.

Dodanie nowego członka zespołu następuje po naciśnięciu przycisku .

Następnie należy wybrać odpowiedniego użytkownika z listy rozwijanej w kolumnie użytkownik oraz nadać mu odpowiednie atrybuty.

Nazwa pola	Opis	Wymagane
Użytkownik	Członek zespołu zakupowego w obrębie danego postępowania. Jeśli użytkownik nie jest widoczny na liście, należy nadać mu odpowiednie autoryzacje w systemie do modułu 'Postępowania'.	TAK
Widzi ceny	Flaga domyślnie ustawiona jest w pozycję ON. Ustawienie suwaka na pozycji OFF powoduje dla danego członka zespołu: Ukrycie cen na karcie "Porównanie Ofert", "Wybrani dostawcy", "Przebieg"(aukcja)	NIE
Prawo do edycji	Flaga domyślnie ustawiona jest w pozycję ON. Ustawienie suwaka na pozycji OFF powoduje dla danego członka zespołu: Zablokowanie możliwości edycji parametrów postępowania	NIE
Otrzymuje powiadomienia	Flaga domyślnie ustawiona jest w pozycję ON. Ustawienie suwaka na pozycji OFF powoduje dla danego członka zespołu: Zablokowanie wysyłania powiadomień do kupca powiązanych z tym konkretnym postępowaniem (zarówno powiadomień od zespołu zakupowego jak i dostawców)	NIE
Osoba odpowiedzialna	Osobie odpowiedzialnej nie można odebrać prawa "Prawo do edycji". Osobie odpowiedzialnej nie można odebrać prawa "Otrzymuje powiadomienia" Osobie odpowiedzialnej nie można odebrać prawa "Widzi ceny" Po zmianie osoby odpowiedzialnej w/w prawa można odbierać byłej osobie odpowiedzialnej	TAK

WAŻNE:

Lista osób wchodzących w skład zespołu zakupowego zdefiniowanego na poziomie postępowania, automatycznie wpływa na dostęp tych osób do istniejących oraz nowych rund w jego obrębie.

Innymi słowy, dodanie/usunięcie członka zespołu zakupowego w trakcie trwania postępowania bezpośrednio ma wpływ na jego dostęp do wszystkich rund postępowania (zakończonych i trwających).

SEKCJA - USTAWIENIA WALUT

Sekcja 'Ustawienia walut' jest definiowana tylko podczas tworzenia nowego postępowania. W momencie utworzenia nowej rundy w jego obrębie, wartości ustawione w tej sekcji są kopiowane do kolejnych rund oraz nie podlegają dalszym modyfikacjom.

Nazwa pola	Opis	Wymagane
Typ wartości	Pole określa po której z wartości złożonych ofert dostawców będą one porównywane przez system w obrębie postępowania. Dostępne wartości: Netto - wartość netto oferty dostawcy (domyślna wartość) Brutto - wartość brutto oferty dostawcy	TAK
Waluta składanych ofert	Pole definiuje domyślną walutę postępowania. Jeśli w obrębie danego postępowania dostawcy mogą składać oferty w innych walutach, należy je zdefiniować w polu 'Waluty' opisanym poniżej.	TAK
Pokaż kurs dostawcom	Pole określa czy na formularzu składania ofert dostawcy, będzie widoczny przelicznik, po którym zostanie przeliczona jego oferta. Domyślna wartość: OFF - nie pokazuj przelicznika	TAK
Waluty	Lista rozwijana z walutami, w których dostawcy mogą składać swoje oferty. Po wyborze konkretnej waluty, poniżej pojawia się automatycznie przelicznik jaki będzie użyty w obrębie postępowania dla ofert złożonych w tej walucie: Ważne: Jeśli waluta nie występuje na liście rozwijanej należy ją dodać do słownika walut w sekcji 'Administracja'