Proces rozpoczyna się przez uzupełnienie formularza reklamacyjnego, gdzie zespół QA odbiorcy uzupełnia informacje odnośnie tego, co jest jej przedmiotem oraz specyfikuje występujący problem.

Ma to miejsce w zakładce o nazwie 'Nagłówek reklamacji', widocznej zarówno dla dostawcy jak i zespołu QA odbiorcy.

Dostawca po otrzymaniu powiadomienia email, o utworzeniu nowej reklamacji, klikając w link przenosi się na ekran logowania do platformy Nextbuy.

Po uzupełnieniu danych takich jak login i hasło, dostawca zostaje przeniesiony na widok z listą reklamacji, które zostały zgłoszone do jego firmy.