Ogólne założenia

Założenia ogólne procesu 8D sprowadzają proces reklamacji do uzupełniania danych na kolejnych krokach przez wybrane osoby oraz dedykowanych procesów akceptacji, tj:

• Krok D0 - KTO? -Kupiec/QA - założenie nowej reklamacji (uzupełnienie danych w nagłówku). Kupiec/ QA wysyła zgłoszenie do dostawcy.
• Kroki D1-D3 - Dostawca - 

Proces rozpoczyna się przez uzupełnienie formularza reklamacyjnego, gdzie zespół QA odbiorcy uzupełnia informacje odnośnie tego, co jest jej przedmiotem oraz specyfikuje występujący problem.

Ma to miejsce w zakładce o nazwie 'Nagłówek reklamacji', widocznej zarówno dla dostawcy jak i zespołu QA odbiorcy.

Proces reklamacji - krok po kroku

POWIADOMIENIE EMAIL ORAZ LOGOWANIE SIĘ NA PLATFORMĘ

Dostawca po otrzymaniu powiadomienia email, o utworzeniu nowej reklamacji, klikając w link przenosi się na ekran logowania do platformy Nextbuy.

Po uzupełnieniu danych takich jak login i hasło, dostawca zostaje przeniesiony na widok z listą reklamacji, które zostały zgłoszone do jego firmy.

Widok prezentuje reklamacje od najnowszych do najstarszych. Istotną także informacją na liście jest również bieżący status reklamacji, tj.:

• D1 - nowa reklamacja. Kroki od D1 do D3 czekają na uzupełnienie przez dostawcę.
  Kolor statusu ma też znaczenie, tj.:
  + pomarańczowy - data uzupełnienia kroków D1-D3 nie została przekroczona.
  + czerwony - data uzupełnienia kroków została przekroczona
  + zielony - kroki zostały zaakceptowane przez odbiorcę

NAGŁÓWEK REKLAMACJI

Po kliknięciu w nazwę reklamacji, dostawca zostaje przeniesiony na widok szczegółów zgłoszenia. Widok nagłówka został podzielony na 5 sekcji, tj:

1. Informacje podstawowe - m.in zawiera powód reklamacji, numer reklamacji oraz jakiego zamówienia ono dotyczy
2. Szczegóły reklamacji - sekcja zawiera szczegółowe informacje na temat przedmiotu/usługi reklamacji wraz z datą dostawy, której dotyczy
3. Załączniki - sekcja zawiera linki do dokumentów/zdjęć dołączonych przez zespół QA, pokazujących powód reklamacji.
4. Koszty - jeśli reklamacja wiąże się z obciążeniem dostawcy dodatkowymi kosztami, takie informacje zostaną tu przedstawione.
5. Ostateczne terminy - sekcja zawiera informację o terminach uzupełnienia danych niezbędnych dla danych kroków procesu reklamacji.

WAŻNE:

Informacje dostępne na nagłówku reklamacji nie są edytowalne dla dostawcy - pełnią tylko rolę informacyjną. Aby rozpocząć proces reklamacji dostawca musi przejść na zakładkę D1.

Rozpoczęcie procesu reklamacji - KROKI D1-D3

Po przejściu na zakładkę D1, dostawca jest proszony o uzupełnienie informacji odnośnie członków zespołu, który będzie brał udział z jego strony w procesie reklamacyjnym.

Aby rozpocząć dodawanie kolejnych osób, należy nacisnąć ikonę 'ołówka':

Aby dodać kolejnego członka zespołu należy nacisnąć ikonę '+' oraz uzupełnić wymagane dane takie jak :

• Imię
• Nazwisko
• Stanowisko
• Email
• Telefon
• Dział

Aby zapisać wprowadzone dane, należy nacisnąć zieloną ikonę 'parafki' .

Po uzupełnieniu wszystkich danych osobowych, osób zaangażowanych po stronie dostawcy w proces reklamacji, dostawca powinien przejść do kroku D2.

Aby rozpocząć proces uzupełnienia danych, podobnie jak na kroku D1, należy nacisnąć ikonę 'ołówka'.

Formularz został podzielony na 4 sekcje, tj:

• Co? - dostawca powinien potwierdzić, którego komponentu/ produktu/ usługi dotyczy reklamacja. 
• Gdzie? - dostawca powinien potwierdzić miejsce, którego dotyczy reklamacja
• Kiedy? - dostawca wskazuję datę zgłoszonej reklamacji
• Jak duży? - jeśli reklamacja jest związana ze złym wymiarem komponentu,