Założenia ogólne procesu 8D sprowadzają proces reklamacji do uzupełniania danych na kolejnych krokach przez wybrane osoby oraz do dedykowanych procesów akceptacji, tj:
| Nazwa kroku | Kto uzupełnia | Kto akceptuje | Opis |
|---|---|---|---|
| D0 | Kupiec/QA | brak | Założenie nowej reklamacji (uzupełnienie danych w nagłówku). Kupiec/ QA wysyła zgłoszenie do dostawcy. |
| D1-D3 | Dostawca | Kupiec/QA | Dostawca uzupełnia wymagane informacje na krokach D1-D3. Po poprawnym uzupełnieniu wysyła kroki D1-D3 do akceptacji Kupca/QA. Kupiec/QA może zaakceptować kroki, bądź odrzucić je i poprosić o zmiany w wybranych zakładkach. |
| D4 | Dostawca | Kupiec/QA | Dostawca uzupełnia wymagane informacje na kroku D4. Po poprawnym uzupełnieniu wysyła krok D4 do akceptacji Kupca/QA. Kupiec/QA może zaakceptować krok, bądź odrzucić je i poprosić o zmiany w zakładce. |
| D5-D6 | Dostawca | Kupiec/QA | Dostawca uzupełnia wymagane informacje na krokach D5-D6. Po poprawnym uzupełnieniu wysyła kroki D5-D6 do akceptacji Kupca/QA. Kupiec/QA może zaakceptować kroki, bądź odrzucić je i poprosić o zmiany w wybranych miejscach. |
| D7 | Dostawca | Kupiec/QA | Dostawca uzupełnia wymagane informacje na kroku D7. Po poprawnym uzupełnieniu wysyła krok D7 do akceptacji Kupca/QA. Kupiec/QA może zaakceptować krok, bądź odrzucić je i poprosić o zmiany w zakładce. |
| D8 | Kupiec/QA | Dostawca | Kupiec/QA uzupełnia ocenę dostawcy i reklamacji oraz wykazuje (jeśli są) koszty jakie dostawca zobowiązuje się pokryć. Przesyła dalej krok D8 do akceptacji dostawcy. Dostawca może zaakceptować krok D8, co zakończy proces reklamacji, bądź odrzucić go i poprosić o korektę oceny bądź zmiany w kosztach reklamacji. |
WAŻNE:
Powyższe kroki mają ściśle określony czas realizacji , zarówno ze strony dostawcy jak i Kupca/QA. Domyślne czasy reakcji przedstawia tabela poniżej:
| Nazwa kroku | Ilość dni na realizację |
|---|---|
| D0 | |
| D1-D3 | 1 dzień |
| D4 | 7 dni |
| D5-D6 | 14 dni |
| D7 | 25 dni |
| D8 | 30 dni |
W specyficznych przypadkach, powyższe czasy realizacji mogą zostać ręcznie skorygowane przez Kupca/QA.
Dostawca po otrzymaniu powiadomienia email, o utworzeniu nowej reklamacji, klikając w link przenosi się na ekran logowania do platformy Nextbuy.
Po uzupełnieniu danych takich jak login i hasło, dostawca zostaje przeniesiony na widok z listą reklamacji, które zostały zgłoszone do jego firmy.
Widok prezentuje reklamacje od najnowszych do najstarszych. Istotną także informacją na liście jest również bieżący status reklamacji, tj.:
Po kliknięciu w nazwę reklamacji, dostawca zostaje przeniesiony na widok szczegółów zgłoszenia. Widok nagłówka został podzielony na 5 sekcji, tj:
WAŻNE:
Informacje dostępne na nagłówku reklamacji nie są edytowalne dla dostawcy - pełnią tylko rolę informacyjną. Aby rozpocząć proces reklamacji dostawca musi przejść na zakładkę D1.
Po przejściu na zakładkę D1, dostawca jest proszony o uzupełnienie informacji odnośnie członków zespołu, który będzie brał udział z jego strony w procesie reklamacyjnym.
Aby rozpocząć dodawanie kolejnych osób, należy nacisnąć ikonę 'ołówka':
Aby dodać kolejnego członka zespołu należy nacisnąć ikonę '+' oraz uzupełnić wymagane dane takie jak :
Aby zapisać wprowadzone dane, należy nacisnąć zieloną ikonę 'parafki' .
Po uzupełnieniu wszystkich danych osobowych, osób zaangażowanych po stronie dostawcy w proces reklamacji, dostawca powinien przejść do kroku D2.
Aby rozpocząć proces uzupełnienia danych, podobnie jak na kroku D1, należy nacisnąć ikonę 'ołówka'.
Formularz został podzielony na 4 sekcje, tj:
Po uzupełnieniu sekcji dotyczących wskazanej reklamacji, dostawca powinien przejść na formularz kroku D3,
Krok D3 zawiera trzy sekcje, które dostawca powinien uzupełnić w kontekście przeprowadzonej reklamacji, tj:
Wprowadzenie danych we wszystkich sekcjach jest obowiązkowe - bez tego system nie pozwoli na przelanie kroków D1-D3 do akceptacji Kupca/QA.
Ważne:
Jeśli w kontekście przeprowadzonej reklamacji nie będą podjęte działania odnoszące się do danej lokalizacji/tranzytu, należy uzupełnić tą sekcję wpisem:
Po poprawnym uzupełnieniu danych, dostawca przesyła kroki D1-D3 do akceptacji przez Kupca/QA. Aby to zrobić należy nacisnąć przycisk 
.
Teraz proces czeka na akceptację Kupca/QA. Jeśli osoba odpowiedzialna za reklamację, zapozna się z treścią kroków D1-D3 i zaakceptuje je, system powiadomi dostawcę o podjętej decyzji drogą mailową. Status reklamacji zostanie zmieniony na 
,, a dostawca może przejść do uzupełniania kroków D4-D5.
Jeśli Kupiec/QA zdecyduje odrzucić kroki D1-D3 i poprosić dostawcę o wprowadzenie zmian, system prześle takie powiadomienie do dostawcy na maila. Status reklamacji zostanie zmieniony na 
.
Komentarz do podjętej decyzji wraz z możliwymi załącznikami jest teraz dostępny dla Dostawcy po naciśnięciu przycisku 
Oraz przejściu do zakładki - Historia i naciśnięciu ikony 'spinacza'.
Okno powyżej zawiera komentarz do decyzji Kupca/QA oraz przedstawia listę załączników dodanych do decyzji.
Dostawca po zapoznaniu się z treścią powinien nanieść poprawki wskazane przez Kupca oraz ponownie wysłać kroki D1-D3 do ponownej akceptacji - przez naciśnięcie przycisku .
Na tym kroku dostawca proszony jest o wykazanie źródła problemu, który przyczynił się do powstania reklamacji. Sam widok zawiera sekcje:
Po uzupełnieniu wymienionych wyżej sekcji, dostawca powinien przesłać krok D4 do akceptacji Kupca/QA., Same potencjalne scenariusze procesu akceptacji wyglądać będą analogicznie jak na krokach D1-D3, tj: po decyzji Kupca/AA, krok D4 będzie posiadał status:
W kroku 5D dostawca proszony jest o przedstawienie planowanych działań korygujących. Celem tych działań jest uzyskanie w krótkim terminie zapewnienia, że proces lub wyrób jest kontrolowany. Dostawca wybiera optymalne (trwałe) działania naprawcze i wykazuje je na podstawie testów i prób, że rozwiązują one problem z punktu widzenia klienta.
Formularz podzielony jest na dwie sekcje, tj:
Ocena efektów jest możliwa w kroku szóstym – 6D – krok ten jest określany jako: weryfikacja efektywności akcji korekcyjnych.
Tutaj formularz podzielony jest na sekcje:
Po uzupełnieniu danych na krokach D5-D6, dostawca powinien przesłać je do akceptacji przez Kupca/QA. Przycisk do wysyłki formularzy dostępny jest na kroku D6 - 
.
Potencjalne scenariusze procesu akceptacji wyglądać będą analogicznie jak na krokach poprzednich, tj: po decyzji Kupca/AA, krok D5-D6 będzie posiadał status:
Krok 7D – to zabezpieczenie przed ponownym wystąpieniem problemu (działania prewencyjne). Etap ten określany jest także jako: ustalenie i wprowadzenie akcji systemowych w celu zapobieżenia ponownego wystąpienia tego samego problemu.
Dostawca proszony jest o uzupełnienie danych takich jak:
Aby przesłać krok D7 do akceptacji Kupca/QA należy podać przynajmniej jedną akcję zapobiegawczą wprowadzoną w życie.