Ogólne założenia
Założenia ogólne procesu 8D sprowadzają proces reklamacji do uzupełniania danych na kolejnych krokach przez wybrane osoby oraz do dedykowanych procesów akceptacji, tj:
| Nazwa kroku | Kto uzupełnia | Kto akceptuje | Opis |
|---|---|---|---|
| D0 | Kupiec/QA | brak | Założenie nowej reklamacji (uzupełnienie danych w nagłówku). Kupiec/ QA wysyła zgłoszenie do dostawcy. |
| D1-D3 | Dostawca | Kupiec/QA | Dostawca uzupełnia wymagane informacje na krokach D1-D3. Po poprawnym uzupełnieniu wysyła kroki D1-D3 do akceptacji Kupca/QA. Kupiec/QA może zaakceptować kroki, bądź odrzucić je i poprosić o zmiany w wybranych zakładkach. |
| D4-D5 | Dostawca | Kupiec/QA | Dostawca uzupełnia wymagane informacje na kroku D4. Po poprawnym uzupełnieniu wysyła krok D4 do akceptacji Kupca/QA. Kupiec/QA może zaakceptować krok, bądź odrzucić je i poprosić o zmiany w zakładce. |
| D6 | Dostawca | Kupiec/QA | Dostawca uzupełnia wymagane informacje na krokach D5-D6. Po poprawnym uzupełnieniu wysyła kroki D5-D6 do akceptacji Kupca/QA. Kupiec/QA może zaakceptować kroki, bądź odrzucić je i poprosić o zmiany w wybranych miejscach. |
| D7 | Dostawca | Kupiec/QA | Dostawca uzupełnia wymagane informacje na kroku D7. Po poprawnym uzupełnieniu wysyła krok D7 do akceptacji Kupca/QA. Kupiec/QA może zaakceptować krok, bądź odrzucić je i poprosić o zmiany w zakładce. |
| D8 | Kupiec/QA | Dostawca | Kupiec/QA uzupełnia ocenę dostawcy i reklamacji oraz wykazuje (jeśli są) koszty jakie dostawca zobowiązuje się pokryć. Przesyła dalej krok D8 do akceptacji dostawcy. Dostawca może zaakceptować krok D8, co zakończy proces reklamacji, bądź odrzucić go i poprosić o korektę oceny bądź zmiany w kosztach reklamacji. |
WAŻNE:
Powyższe kroki mają ściśle określony czas realizacji , zarówno ze strony dostawcy jak i Kupca/QA. Domyślne czasy reakcji przedstawia tabela poniżej:
| Nazwa kroku | Ilość dni na realizację |
|---|---|
| D0 | |
| D1-D3 | 1 dzień |
| D4-D5 | 7 dni |
| D6 | 14 dni |
| D7 | 25 dni |
| D8 | 30 dni |
W specyficznych przypadkach, powyższe czasy realizacji mogą zostać ręcznie skorygowane przez Kupca/QA.
Proces reklamacji - krok po kroku
POWIADOMIENIE EMAIL ORAZ LOGOWANIE SIĘ NA PLATFORMĘ
Dostawca po otrzymaniu powiadomienia email, o utworzeniu nowej reklamacji, klikając w link przenosi się na ekran logowania do platformy Nextbuy.
Po uzupełnieniu danych takich jak login i hasło, dostawca zostaje przeniesiony na widok z listą reklamacji, które zostały zgłoszone do jego firmy.
Widok prezentuje reklamacje od najnowszych do najstarszych. Istotną także informacją na liście jest również bieżący status reklamacji, tj.:
- D1 - nowa reklamacja. Kroki od D1 do D3 czekają na uzupełnienie przez dostawcę.
Kolor statusu ma też znaczenie, tj.:
+ pomarańczowy - data uzupełnienia kroków D1-D3 nie została przekroczona.
+ czerwony - data uzupełnienia kroków została przekroczona
+ zielony - kroki zostały zaakceptowane przez odbiorcę
NAGŁÓWEK REKLAMACJI
Po kliknięciu w nazwę reklamacji, dostawca zostaje przeniesiony na widok szczegółów zgłoszenia. Widok nagłówka został podzielony na 5 sekcji, tj:
- Informacje podstawowe - m.in zawiera powód reklamacji, numer reklamacji oraz jakiego zamówienia ono dotyczy
- Szczegóły reklamacji - sekcja zawiera szczegółowe informacje na temat przedmiotu/usługi reklamacji wraz z datą dostawy, której dotyczy
- Załączniki - sekcja zawiera linki do dokumentów/zdjęć dołączonych przez zespół QA, pokazujących powód reklamacji.
- Koszty - jeśli reklamacja wiąże się z obciążeniem dostawcy dodatkowymi kosztami, takie informacje zostaną tu przedstawione.
- Ostateczne terminy - sekcja zawiera informację o terminach uzupełnienia danych niezbędnych dla danych kroków procesu reklamacji.
WAŻNE:
Informacje dostępne na nagłówku reklamacji nie są edytowalne dla dostawcy - pełnią tylko rolę informacyjną. Aby rozpocząć proces reklamacji dostawca musi przejść na zakładkę D1.
Rozpoczęcie procesu reklamacji - KROKI D1-D3
Po przejściu na zakładkę D1, dostawca jest proszony o uzupełnienie informacji odnośnie członków zespołu, który będzie brał udział z jego strony w procesie reklamacyjnym.
Aby rozpocząć dodawanie kolejnych osób, należy nacisnąć ikonę 'ołówka':
Aby dodać kolejnego członka zespołu należy nacisnąć ikonę '+' oraz uzupełnić wymagane dane takie jak :
- Imię
- Nazwisko
- Stanowisko
- Telefon
- Dział
Aby zapisać wprowadzone dane, należy nacisnąć zieloną ikonę 'parafki' .
Po uzupełnieniu wszystkich danych osobowych, osób zaangażowanych po stronie dostawcy w proces reklamacji, dostawca powinien przejść do kroku D2.
Aby rozpocząć proces uzupełnienia danych, podobnie jak na kroku D1, należy nacisnąć ikonę 'ołówka'.
Formularz został podzielony na 4 sekcje, tj:
- Co? - dostawca powinien potwierdzić, którego komponentu/ produktu/ usługi dotyczy reklamacja.
- Gdzie? - dostawca powinien potwierdzić miejsce, którego dotyczy reklamacja
- Kiedy? - dostawca wskazuję datę zgłoszonej reklamacji
- Jak duży? - jeśli reklamacja jest związana ze złym wymiarem komponentu,