Po dokonaniu wyboru ofert dostawców, zespół zakupowy przechodzi do ostatniej zakładki, tj 'Wybrani dostawcy'. W zależności od scenariusza, tj:
- przygotowana będzie kolejna runda postępowania - dostawcy zostali dodani na 'krótką listę'.
- jest to ostatnia runda postępowania - po niej kończy się proces zakupowy
system będzie prezentować różny wygląd formularza.
Scenariusz 1 - Postępowanie będzie miało kolejną rundę
Po zebraniu ofert od dostawców, zespół zakupowy może zdecydować o tym, że z wybranymi dostawcami przeprowadzi dodatkową rundę rozstrzygającą. W tym przypadku wybór konkretnej oferty nie jest potrzebny, jedynie należy oznaczyć oferty wybranych dostawców i stworzyć tzw. 'Krótką listę'.
Będzie to skutkować tym, że na widoku 'Wybrani dostawcy' będą dostępne inne opcje w stosunku do scenariusza w którym nie jest przewidziana kolejna runda postępowania.
Dostępne powiadomienia:
- 'Wiadomość do zakwalifikowanych' - zespół zakupowy przesyła do dostawców powiadomienie o tym, że zakwalifikowali się do kolejnej rundy postępowania.
- 'Powiadom odrzuconych' - dostępna jest możliwość poinformowania dostawców, których oferty nie zakwalifikowały się do kolejnej rundy postępowania.
Po przesłaniu powiadomień do dostawców, zespół zakupowy przechodzi do tworzenia kolejnej rundy postępowania i ma możliwość automatycznego przeniesienia do niego dostawców z poprzedniej rundy, oznaczonych flagą 'Krótka lista'.
System oferuje dwa warianty:
- Dostawcy zakwalifikowani na krótka listę (bez ofert)
- Dostawcy zakwalifikowani na krótka listę (z ofertami)
Po naciśnięciu przycisku 'Dodaj rundę', system automatycznie przeniesie dostawców wraz/bez ich ofert a konfiguracja nowej rundy będzie przebiegać zgodnie z procesem opisanym w poprzednich sekcjach dokumentacji.
Ważne:
Po utworzeniu nowej rundy należy zakończyć rundę poprzednią. Można to zrobić na dwa sposoby:
- podczas tworzenia nowej rundy należy zaznaczyć checkbox
- będąc na formularzu poprzedniej rundy należy nacisnąć przycisk
w zakładce 'Wybrani dostawcy' lub w zakładce 'Nagłówek'
Scenariusz 2 - Ostatnia runda
Zespół zakupowy dokonał wyboru oferty dostawcy i chce zakończyć postępowanie. Standardową ścieżką w takim przypadku jest:
- przejście na zakładkę 'Wybrani dostawcy'
- wysłanie powiadomień do wybranych dostawców o wyborze ich oferty (przycisk 'Powiadom zwycięzców')
- wysłanie powiadomień do przegranych dostawców z informacją o zakończeniu postępowania i podziękowaniu za udział (przycisk 'Powiadom odrzuconych')
- zakończeniu postępowania - przycisk 'Zakończ'
Dodatkowo, jeśli w wybranej konfiguracji systemu, dostępne są moduły umów oraz zamówień, zespół zakupowy może utworzyć:
- zamówienie do wygranego dostawcy
- utworzyć umowę z dostawcą na dostarczenie przedmiotów/usług z postępowania
Przycisk - 'Powiadom zwycięzców'
Po naciśnięciu przycisku 'Powiadom zwycięzców', system otwiera okno ze standardowym tekstem powiadomienia, który zespół zakupowy może dowolnie edytować przed wysłaniem.
W przypadku wyboru pojedynczych produktów/usług od wielu dostawców, system wygeneruje powiadomienie do każdego z tych dostawców indywidualnie, dodając w treści powiadomienia tylko produkty/usługi wybrane od danego dostawcy. (patrz Tabela produktowa)
Przycisk - 'Powiadom odrzuconych'
Analogicznie jak zostało to opisane w poprzedniej sekcji, zespół zakupowy może przesłać do nie wybranych dostawców podziękowanie za udział w postępowaniu. W razie potrzeby treść powiadomienia może być dowolnie zmieniona przed wysyłką.
