Nową fakturę można zarejestrować z poziomu Pulpitu lub Listy faktur. Obie opcje wymagają uzupełnienia całego formularza rejestracji nowej faktury manualnie.

1. Przechodząc do zakładki Pulpit (1), kliknij przycisk Utwórz (2):
   
2. Wybierając moduł Faktury w menu po lewej stronie i przejdź do Listy faktur. Następnie należy kliknąć w przycisk Dodaj.
   

Następnie zostaniesz przeniesiony do formularza nowej faktury. Formularz podzielony jest na dwie sekcje. Po lewej znajdują się wszelkie dane dotyczące faktury. Za pomocą suwaka rozdzielającego obie strony, możesz zmieniać zakres widoczności poszczególnych okien.

Podgląd dokumentu

Po prawej stronie istnieje możliwość dodania dokumentu oraz podglądu podczas wypełniania formularza. Dokument można dodać, klikając w przycisk Dodaj pliki... lub przeciągając wybrany plik z folderu i upuszczając go w miejscu formularza.

Jeśli załadujemy więcej niż jeden plik to będą one widoczne na rozwijanej liście. Następnie należy wybrać plik, który będzie wyświetlony w trybie podglądu.

WAŻNE!

Jeśli na fakturze jest dostępny numer zamówienia to po kliknięciu w przycisk Rozpoznaj dokument sekcja Pozycje faktury zostanie automatycznie uzupełniona na podstawie informacji oraz pozycji z zamówienia.

Autouzupełnianie nastąpi pod dwoma warunkami:

• Dany numer zamówienia został wyszukany w bazie zamówień;
• Dane zamówienie nie było jeszcze zafakturowane.

Formularz faktury

Formularz podzielony jest następujące sekcje:

1. Informacje o dostawcy
2. Informacje o fakturze
3. Informacje o płatności
4. Pozycje faktury
5. Podsumowanie faktury
6. Alokacje kosztów

Informacje o dostawcy

W tej sekcji należy wybrać kontrahenta. Możesz w to pole wpisać jego nazwę, a następnie odpowiednie wyniki pojawią się na liście. Możliwe jest również rozwinięcie całkowicie listy z dostawcami, wtedy do wyboru pojawią się wszyscy dostępni dostawcy z bazy dostawców. Istnieje jeszcze możliwość aby z tego miejsca dodać nowego dostawcę, klikając w ikonę plusa .

Istnieje jeszcze możliwość aby z tego miejsca dodać nowego dostawcę, klikając w ikonę plusa . Następnie wyświetli się formularz Rejestracji nowego dostawcy.

Numer rachunku pojawi się automatycznie, jeśli jest on podany w profilu kontrahenta. W innym wypadku, można go dodać również klikając w ikonę plusa .

Informacje o fakturze

W tej sekcji uzupełnij następujące pola:

• Numer zamówienia - wybierany z rozwijanej listy;
• Numer faktury - uzupełniany ręcznie (wymagany);
• Data otrzymania;
• Data wystawienia;
• Data sprzedaży;
• Opis faktury;
• Jednostka organizacyjna.

Informacje o płatności

Uzupełnij takie informacje jak:

• Warunki płatności - wybór wartości z dostępnych opcji na liście rozwijanej;
• Termin płatności - automatycznie uzupełniane pola, na podstawie warunków płatności;
• Metoda płatności - wybór wartości z dostępnych opcji na liście rozwijanej;
• Waluta - wybór wartości z dostępnych opcji na liście rozwijanej.

Pozycje faktury

Pozycje faktury można dodać na dwa sposoby:

1. Manualnie - po kliknięciu w ikonę plusa, pokaże się okno, w którym należy uzupełnić takie informacje jak:
   1. Nazwa (wymagane);
   2. Kategoria zakupowa (wymagane);
   3. Ilość;
   4. Jednostka miary - wybór wartości z dostępnych opcji na liście rozwijanej;
   5. Cena jednostkowa netto;
   6. Wartość netto - automatycznie przeliczana na podstawie danych podanych w polu Ilość oraz Cena jednostkowa netto;
   7. Stawka VAT - wybór wartości z dostępnych opcji na liście rozwijanej;
   8. Wartość brutto - automatycznie przeliczana na podstawie danych podanych w polu Wartość netto oraz Stawka VAT.
      
2. Automatycznie - pozycje faktury są dodawane automatycznie na podstawie wcześniej wybranego numeru zamówienia, w sekcji Informacje o fakturze.

Podsumowanie faktury

W tej sekcji znajdują się dwa pola, które są uzupełniane automatycznie, sumujące wartości netto oraz brutto wszystkich pozycji faktury.

Alokacje kosztów

Aby dodać alokacje kosztów, kliknij w ikonę plusa. Następnie uzupełnij pola takie jak:

• Kategorie NextBuy - wybór wartości z dostępnych opcji na liście rozwijanej;
• MPK - wybór wartości z dostępnych opcji na liście rozwijanej;
• Projekty - wybór wartości z dostępnych opcji na liście rozwijanej;
• Struktura geograficzna - wybór wartości z dostępnych opcji na liście rozwijanej;
• Struktura prawna - wybór wartości z dostępnych opcji na liście rozwijanej;
• Procent - uzupełniona manualnie lub na podstawie pola Wartość;
• Wartość - uzupełniona manualnie lub na podstawie pola Procent;
• Uwagi.

Po dodaniu wszystkich pozycji, będą one widoczne w sekcji, wraz z podsumowaniem, które informuje o wartości netto pozostałej do rozlokowania.

Po uzupełnieniu formularza rejestracji nowej faktury, kliknij w przycisk Zapisz .

Następnie nowa faktura będzie widoczna w zakładce Lista Faktur.