DEFINICJA
W systemie Nextbuy2.0 postępowaniem nazywamy proces sourcingowy w obrębie którego tworzone są kolejne rundy, które mogą być:
- Zapytaniami ofertowymi
- Aukcjami
Utworzenie samego postępowania ma na celu stworzenia "kartoteki", w której system będzie przetrzymywał informacje o kolejnych rundach czy powiązanych dokumentach w systemie.
Jej głównym zadaniem jest zdefiniowanie:
- zespołu zakupowego oraz wyznaczenie kompetencji poszczególnych jego członków
- waluty - w obrębie której będzie prowadzony proces zakupowy
TWORZENIE NOWEGO POSTĘPOWANIA
SCENARIUSZ 1 - Widok 'Lista postępowań'
Krok 1 - Wybierz z lewego menu opcję 'Postępowania'
Krok 2 - W prawym górnym rogu listy postępowań, naciśnij przycisk 'Utwórz'
SCENARIUSZ 2 - Dokument 'Zapotrzebowanie'
Krok 1 - Wejdź w szczegóły zaakceptowanego zapotrzebowania
Krok 2 - W prawym górnym naciśnij przycisk 'Utwórz' → następnie z listy wybierz Utwórz zapytanie' lub 'Utwórz aukcję'
Formularz 'Dodawanie postępowania wielorundowego'
Sam formularz postępowania pozwala zdefiniować takie informacje jak:
SEKCJA - OGÓLNE INFORMACJE
| Nazwa pola | Opis | Wymagane |
|---|---|---|
| Nazwa | Nazwa postępowania na użytek wewnętrzny zespołu zakupowego | TAK |
| Opis | Skrócony opis celu prowadzonego postępowania widoczny tylko dla zespołu zakupowego | NIE |
| Komentarz | Dodatkowe pole pozwalające zapisać informacje związane z postępowaniem | NIE |
| Struktura geograficzna | Daje możliwość wskazania struktury geograficznej w obrębie której prowadzone jest postępowanie | W zależności od konfiguracji klienta |
| Struktura prawna | Daje możliwość wskazania struktury prawnej w obrębie której prowadzone jest postępowanie | W zależności od konfiguracji klienta |
| Projekty | Daje możliwość wskazania projektu, jeśli dane postępowanie należy do jego zakresu | W zależności od konfiguracji klienta |
| Historia rund dla akceptujących | Włączenie tej opcji będzie skutkowało utworzeniem pełnej historii kolejnych rund, widocznej w procesach akceptacji dla wyznaczonych użytkowników (wyznaczonych do procesów akceptacji) | NIE |
| Testowe postępowanie | Jeśli istnieje potrzeba symulacji całego procesu postępowania bez wysyłki powiadomień systemowych do dostawców jak i członków zespołu zakupowego, należy przełączyć w/w flagę w pozycję:
| NIE |
SEKCJA - ZESPÓŁ ZAKUPOWY
Sekcja ta pozwala użytkownikowi tworzącemu postępowanie, zdefiniować członków zespołu zakupowego biorących również udział w postępowaniu oraz jego kolejnych rundach.
Dodanie nowego członka zespołu następuje po naciśnięciu przycisku 
.
Następnie należy wybrać odpowiedniego użytkownika z listy rozwijanej w kolumnie użytkownik oraz nadać mu odpowiednie atrybuty.
| Nazwa pola | Opis | Wymagane |
|---|---|---|
| Użytkownik | Członek zespołu zakupowego w obrębie danego postępowania. Jeśli użytkownik nie jest widoczny na liście, należy nadać mu odpowiednie autoryzacje w systemie do modułu 'Postępowania'. | TAK |
| Widzi ceny | NIE | |
| Prawo do edycji |
| NIE |
| Otrzymuje powiadomienia |
| NIE |
| Osoba odpowiedzialna |
Po zmianie osoby odpowiedzialnej w/w prawa można odbierać byłej osobie odpowiedzialnej | TAK |
WAŻNE:
Lista osób wchodzących w skład zespołu zakupowego zdefiniowanego na poziomie postępowania, automatycznie wpływa na dostęp tych osób do istniejących oraz nowych rund w jego obrębie.
Innymi słowy, dodanie/usunięcie członka zespołu zakupowego w trakcie trwania postępowania bezpośrednio ma wpływ na jego dostęp do wszystkich rund postępowania (zakończonych i trwających).
SEKCJA - USTAWIENIA WALUT
Sekcja 'Ustawienia walut' jest definiowana tylko podczas tworzenia nowego postępowania. W momencie utworzenia nowej rundy w jego obrębie, wartości ustawione w tej sekcji są kopiowane do kolejnych rund oraz nie podlegają dalszym modyfikacjom.
| Nazwa pola | Opis | Wymagane |
|---|---|---|
| Typ wartości | Pole określa po której z wartości złożonych ofert dostawców będą one porównywane przez system w obrębie postępowania. Dostępne wartości:
| TAK |
| Waluta składanych ofert | Pole definiuje domyślną walutę postępowania. Jeśli w obrębie danego postępowania dostawcy mogą składać oferty w innych walutach, należy je zdefiniować w polu 'Waluty' opisanym poniżej. | TAK |
| Pokaż kurs dostawcom | Pole określa czy na formularzu składania ofert dostawcy, będzie widoczny przelicznik, po którym zostanie przeliczona jego oferta. Domyślna wartość: OFF - nie pokazuj przelicznika | TAK |
Waluty | Lista rozwijana z walutami, w których dostawcy mogą składać swoje oferty. Po wyborze konkretnej waluty, poniżej pojawia się automatycznie przelicznik jaki będzie użyty w obrębie postępowania dla ofert złożonych w tej walucie:
Ważne: Jeśli waluta nie występuje na liście rozwijanej należy ją dodać do słownika walut w sekcji 'Administracja' |
